Meses fracos no consultório: como se preparar pra eles

A agenda esvazia, o telefone toca menos e a primeira reação é achar que alguma coisa deu errado. Muitas vezes é só o calendário. Férias escolares, feriados prolongados e fim de ano mexem com a rotina das pessoas, e consulta eletiva é uma das primeiras coisas que elas adiam.

Todo consultório tem meses fracos, mas não os mesmos

Os meses fracos mudam de uma especialidade pra outra. Quem atende criança sente as férias escolares de um jeito, e quem faz cirurgia eletiva sente de outro. Em algumas especialidades a procura sobe justamente quando as pessoas têm tempo livre pra se recuperar de um procedimento.

Por isso não adianta copiar o calendário de um colega. O que vale é o seu histórico.

Como descobrir os meses fracos do seu consultório

Abra o sistema de agenda e anote, mês a mês, quantas consultas você fez nos últimos dois ou três anos. Coloque os anos lado a lado e procure o que se repete.

Um mês baixo em um ano só pode ter sido um congresso seu, uma reforma ou uma troca de secretária. O mesmo mês baixo em todos os anos é sazonalidade, ou seja, uma queda que volta todo ano na mesma época.

Duas perguntas ajudam a ler o resultado:

• A queda foi de procura, ou foi você que atendeu menos dias naquele mês?
• Caíram as mensagens novas, ou elas chegaram e as pessoas pediram pra marcar só depois do feriado?

Quem ainda não tem histórico pode começar agora, com os números que a gente lista em os números que o consultório deve olhar todo mês.

O que fazer antes de o mês fraco chegar

Comece a agir algumas semanas antes, porque a agenda de um mês se forma nas semanas anteriores. Quando você percebe o vazio, já passou a hora.

Chame quem tem retorno pendente. A sua base tem pacientes com acompanhamento atrasado, exame pra mostrar ou revisão combinada que não foi marcada. Um lembrete de cuidado, mandado pela secretária, preenche horários sem depender de gente nova. Como escrever sem parecer cobrança está em como reativar pacientes antigos.

Ajuste as campanhas. Concentre a verba no que as pessoas continuam procurando naquela época e reveja textos e imagens. Em alguns períodos há menos anunciantes disputando espaço, o que pode favorecer quem fica. Isso varia de cidade pra cidade, então acompanhe os números.

Ofereça horários diferentes. Nas férias, muita gente tem a manhã livre. Um período mais cedo, mais tarde ou num dia em que você não costuma atender pode servir melhor a quem ficou na cidade.

Marque as suas férias nesses meses. Se a agenda vai estar vazia de qualquer jeito, essa é a melhor época pra descansar ou ir a um congresso.

Numa clínica com vários médicos, combine as férias da equipe olhando esse calendário e junte os horários em menos salas ou menos dias. A agenda fica mais cheia com a mesma procura, como a gente detalha em como aumentar a ocupação da agenda da clínica.

O que não cortar no mês fraco

Não desligue todos os anúncios na primeira semana ruim. Parece economia, e o efeito aparece depois: os contatos param de chegar e, quando a procura volta, você ainda está religando tudo. A retomada leva semanas, pelos motivos que a gente explica em em quanto tempo o tráfego pago traz pacientes. Reduzir a verba com critério é diferente de zerar.

Outras decisões que costumam sair caras:

• Baixar o valor da consulta ou criar promoção de última hora. Isso desvaloriza o atendimento e pode esbarrar nas regras de publicidade médica, a conferir com o CRM do seu estado.
• Trocar de estratégia com base em um único mês.
• Reduzir o horário de atendimento do WhatsApp, justo quando cada contato vale mais.

Antes de qualquer mudança, compare o mês com o mesmo mês do ano anterior. Se a queda é igual à de sempre, é calendário. Se é maior, aí vale investigar.

Como aproveitar o mês fraco pra arrumar o consultório

Um mês mais calmo é a hora de fazer o que nunca cabe na rotina:

• Atualizar o site, com os tratamentos que você faz hoje, fotos recentes e horários corretos.
• Revisar o perfil do consultório no Google, respondendo avaliações e conferindo endereço e telefone, como a gente mostra em Perfil da Empresa no Google para médicos.
• Gravar de uma vez vários vídeos curtos, pra publicar ao longo dos meses cheios.
• Rever com a secretária as mensagens padrão e as conversas que não viraram consulta.

Esse trabalho não enche a agenda na mesma semana, mas deixa o consultório mais fácil de encontrar quando a procura voltar. Pra quem quer automatizar o contato com a base, a Atlas Care System, empresa de IA para clínicas do mesmo fundador da Vicentim Med, faz a reativação de pacientes antigos e a retomada de contatos que pararam de responder.