Como trocar de agência de marketing médico sem perder o histórico

A decisão de trocar de agência costuma estar tomada bem antes de ser comunicada. O risco está na ordem dos passos. Quem avisa primeiro e só depois vai atrás dos acessos pode descobrir que a conta de anúncios, o site ou o domínio nunca estiveram no próprio nome.

O que garantir antes de avisar a agência atual

Garanta que você é dono ou administrador de cada conta, com o seu e-mail. Ter só uma senha emprestada não basta. Confira item por item, sem anunciar nada:

• Conta do Google Ads. Veja se o seu e-mail tem acesso de administrador e se o pagamento sai do seu cartão.
• Conta de anúncios da Meta. Confira se ela pertence a um portfólio empresarial seu. A página do Facebook e o perfil do Instagram também precisam estar sob o seu controle.
• Domínio. Confirme quem é o titular do endereço do site. O passo a passo está em de quem é o domínio do seu site.
• Site. Tenha o acesso de administrador e saiba onde ele está hospedado e quem paga a hospedagem.
• Perfil da Empresa no Google. Você deve aparecer como proprietário principal.
• Redes sociais e WhatsApp. As senhas, o e-mail e o telefone de recuperação precisam ser seus.
• Arquivos. Fotos, vídeos originais, logotipo, textos e os arquivos editáveis das peças.

Numa clínica a lista é maior: cada unidade pode ter o próprio perfil no Google, e alguns acessos podem estar no e-mail de um sócio ou de um funcionário que já saiu. Passe tudo pra um e-mail da clínica.

E se alguma conta estiver no nome da agência?

Peça a transferência como um ajuste de rotina, antes de falar em encerramento.

Nem sempre dá pra transferir. Uma conta de anúncios criada dentro da estrutura da agência pode não ser transferível. Nesse caso, peça pelo menos os relatórios completos do período e as listas de palavras-chave, públicos e anúncios. Com isso a próxima equipe não começa do zero.

O que olhar no contrato e como avisar

Com os acessos em ordem, procure no contrato quatro coisas: o prazo mínimo, a multa por saída antecipada, o aviso prévio e o que está escrito sobre a entrega de materiais e acessos no fim. A gente não dá parecer jurídico aqui. Se houver multa alta ou cláusula que você não entendeu, mostre a um advogado antes de comunicar.

Avise por escrito, pelo canal que o contrato prevê, com a data de encerramento e a lista do que você espera receber. Mantenha o tom cordial, porque a equipe que está saindo ainda vai operar as suas campanhas durante o aviso prévio.

Como fazer a passagem sem desligar as campanhas

Faça a nova equipe assumir as mesmas contas, com os anúncios rodando. O erro mais caro é pausar tudo, ficar semanas sem anunciar e recomeçar em contas novas. A agenda sente o intervalo, e o histórico que ajuda as plataformas a entregar os anúncios fica pra trás.

Uma sequência que evita isso:

1. Escolha a nova equipe antes de comunicar a saída, pra que as datas se encaixem.
2. Dê a ela acesso de leitura às contas ainda durante o aviso prévio. Assim ela estuda o histórico sem mexer em nada.
3. Combine um dia de virada. Até ali, a agência antiga opera. A partir dali, a nova assume.
4. Depois da virada, remova os acessos antigos de todas as contas e troque as senhas das redes.
5. Confira se os anúncios continuam apontando pro WhatsApp e pro site certos.

Mantenha no ar o que vinha trazendo contatos e troque os anúncios aos poucos.

Se o site estiver numa hospedagem da agência antiga, combine a migração com data marcada e peça uma cópia completa antes.

O que pedir da nova equipe nas primeiras semanas

Peça primeiro um diagnóstico do que ela encontrou: o que estava funcionando, o que estava sendo desperdiçado e o que ela pretende manter. Peça também:

• Um plano escrito pros primeiros meses, com o que muda e em que ordem.
• A data e o formato do primeiro relatório.
• O nome de quem cuida da sua conta e como falar com essa pessoa.
• Uma revisão das peças antigas à luz das regras de publicidade do CFM.

Espere alguma oscilação no começo, pelos motivos explicados em em quanto tempo o tráfego pago traz pacientes.

Antes de trocar, confirme que o problema está na agência

Trocar custa tempo e algum resultado no curto prazo. Se os contatos chegam com o perfil certo e não marcam consulta, o problema está no atendimento da recepção, e uma agência nova não vai resolver. Os critérios pra separar uma coisa da outra estão em como avaliar se a agência está entregando resultado.

Se a troca se confirmar, use as perguntas de como escolher uma agência de marketing médico pra não repetir a situação. Na Vicentim Med, assessoria que atende só médicos e clínicas, o primeiro contato é uma sessão estratégica pelo WhatsApp.